Bagi sebagian orang, istilah IT governance mungkin masih terdengar asing. Pada dasarnya, IT governance adalah suatu kebijakan penggunaan teknologi informasi atau TI dalam suatu organisasi atau perusahaan.
IT Governance merupakan suatu komitmen, kesadaran dan proses pengendalian manajemen organisasi terhadap sumber daya TI/sistem informasi yang dibeli dengan harga mahal tersebut, yang mencakup mulai dari sumber daya komputer (software, brainware, database dan sebagainya) hingga ke Teknologi Informasi dan Jaringan LAN/Internet. Lalu, apa sih sebenarnya yang dimaksud dengan Tata Kelola (Governance) itu?
“Governance” merupakan turunan dari kata “government”, yang artinya membuat kebijakan (policies) yang sejalan/selaras dengan keinginan/aspirasi masyarakat atau kontituen (Handler & Lobba, 2005). Sedangkan penggunaan pengertian “governance” terhadap Teknologi Informasi (IT Governance) maksudnya adalah, penerapan kebijakan TI di dalam organisasi agar pemakaian TI (berikut pengadaan dan pelayanannya) diarahkan sesuai dengan tujuan organisasi tersebut.
Tujuan dibangunnya IT Governance intinya adalah, menyelaraskan IT Resources yang sudah diinvestasikan jutaan dollar tersebut dengan strategi organisasi (agar menjadi enabler). Untuk mewujudkan IT Governancedalam suatu organisasi, maka suatu organisasi harus membangun struktur yang dinamakan dengan IT Governance Framework, yang kira-kira polanya sebagai berikut:
Berdasarkan struktur IT Governance kira-kira seperti inilah maka semua sistem informasi yang ada di perusahaan (Sistem Informasi Bisnis) dapat diarahkan (govern) agar sejalan dan mendukung strategi organisasi.Dengan demikian, maka keberadaan berbagai bentuk sistem informasi dalam naungan SIM (Sistem Informasi Manajemen/SIM) perusahaan misalnya dapat memaksimalkan tujuan utama organisasi tersebut, di antaranya meningkatkan kinerja, memenangkan persaingan, mencapai target penjualan dan sebagainya. Demikian pula, perusahaan kemudian dapat mereduksi resiko dari penggunaan TI (IT Risk) dan pengendalian IT Process (disebut dengan IT Control) menjadi optimal.
Untuk mewujudkan tujuan yang bersifat integratif dan komprehensif tersebut, maka tidak mungkin pengelolaan TI pada organisasi skala menengah dan besar ini, hanya menjadi urusan bagian dari departemen komputer saja (IT Function). Akan tetapi harus melibatkan semua pihak (stakeholder) sesuai dengan proporsinya, mulai dari Dewan Komisaris, Top Management/eksekutif, Manajer fungsional, manajer operasional, karyawan sebagai end-user, tapi tentu saja terutama Manajer Teknologi Informasi (CIO).
Dengan adanya IT Govenance (Tata Kelola TI yang baik) yang berjalan di dalam suatu organisasi perusahaan tersebut, maka puluhan IT Process (IT Activities) yang dijalankan dapat berjalan secara sistematis, terkendali dan efektif. Bahkan pada menciptakan efisiensi dengan sendirinya mengurangi biaya operasional dan meningkatkan daya saing. Output dan outcome dari IT Governance yang baik tersebut hanya dapat dicapai jika tata kelola tersebut dikembangkan dengan menggunakan IT Framework berstandar internasional, misalnya dengan mengimplementasikan COBIT, IT-IL Management, COSO, ISO IT Security dan sebagainya.
Pentingnya IT Governance dalam Perusahaan
1. Mendapatkan kepercayaan dari pelanggan
Dalam bisnis, mendapatkan kepercayaan dari stakeholder, klien, atau bahkan pelanggan tentu bukanlah hal yang sulit. Ketika perusahaan sudah memutuskan untuk mengambil kebijakan untuk menerapkan rencana tata kelola IT, secara tidak langsung perusahaan telah memberikan jaminan kepada stakeholder atau pelanggan.
2. Mengontrol risiko
Dengan menerapkan IT governance, perusahaan dapat mengatur
risiko dengan baik. Sebab, perusahaan dapat melacak dengan cepat risiko yang
terjadi di lingkungan teknologi dan informasi, lalu dapat diselesaikan secara
langsung.
3. Meningkatkan produktivitas kinerja perusahaan
IT governance bertujuan untuk mengatur sistem tata kelola TI
di dalam perusahaan, termasuk menyeleraskan departemen IT dengan tujuan bisnis.
Dengan begitu, orang-orang di dalam departemen IT dapat berfokus ke proyek lain
serta mengambil peluang-peluang yang ada.
